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“Es para mañana”, “Lo necesito a primera hora”, “Está en tu correo y necesito que me lo respondas cuanto antes”, son el tipo de frases que emanan de la boca de una persona sin agenda, sin planificador, sin siquiera un horario. Peor aun cuando esas cosas van acompañadas de una llamada telefónica durante el fin de semana, feriados o en la noche.

No es que yo no diga esas frases, es que soy buen perdedor. Simplemente cuando experimento las consecuencias de mi falta de planificación me hago bolita y espero mi muerte lenta y dolorosamente; pero no ando molestando a los demás con situaciones urgentesque en realidad de urgentes no tienen nada, sino que son solo cosas que no planifiqué bien (o que derechamente no planifiqué) y por lo tanto me tropecé con ellas cuando los plazos me agobiaban.

¿Qué cosas sí son una emergencia?

Como lo dice la palabra, es algo que emerge y que no estaba previsto que así fuera. Es una situación con la que no contábamos y que requiere atención y resolución rápida. Nadie le hace el quite a una emergencia. Al menos nadie sentido común.

El problema es cuando te dicen cosas como “necesito ese informe para mañana”. Eso no es emergente, eso no apareció de la nada. Seguro que quien requiere el informe se acaba de acordar, pues si fuera algo realmente emergente, no te pediría un informe detallado de lo que sea que te esté pidiendo, sino que te solicitaría alguna solución acorde a la contingencia.

Entonces si tu emergencia es realmente una emergencia y estaré feliz de colaborar. Es más, me siento comprometido a ayudarte a resolverla. Pero si me llamas a media noche solicitándome algo urgente para mañana que se te acaba de ocurrir y es fundamental que lo resolvamos; pero no estaba en la planificación; perdona, pero probablemente no le voy a poner el 100% de las ganas para sacar eso adelante.

El beneficio de la crisis

Creo firmemente en la crisis. Creo que hace bien quedar a la deriva y observar sin mediación alguna las consecuencias de nuestras decisiones. Creo también es que bueno dejar a los demás hacer crisis. Obvio, mientras no se trate de un intento se suicido o un ataque terrorista.

Dejar que las cosas colapsen, que los responsables queden (quedemos) en evidencia, que la falta de planificación quede manifiesta es bueno, sobre todo porque ayuda a los que han planificado mal y que están acostumbrados a improvisar, a dejar de confiar en su buena fortuna y sobre todo en la buena voluntad (y a veces falta de carácter) de quienes colaboran con él.

Sinceramente, una falta de planificación no constituye una emergencia. Por lo tanto, el único asustado, estresado y que trabaja contra reloj, debería ser aquel que no consideró su requerimiento en la planificación y que luego presenta aquello como algo imprescindible, urgente y prioritario.

Lo que pasa es que no planificamos

Obviamente todo es una emergencia cuando no planificamos nada. No solo en lo laboral, también en lo doméstico.  Desde la “cartulina” para el lunes de la que te acuerdas el domingo en la noche, pasando por el gas que se termina en la mitad de la ducha, hasta el informe contable de la quincena del que te acuerdas el día 14 del mes 10 minutos antes de salir del trabajo. Obviamente sin contar con esa cuenta impaga que olvidaste y cuyo dinero gastaste en cosas que no necesitabas pero que pensabas que podías comprar por sentir que te sobraba plata (la historia de mi vida).

Aprender a planificar es clave y yo estoy en aprendizaje, por eso escribo este post, pues soy yo el quien vivo sintiendo que soy parte de un episodio de esas series del cable de emergencias hospitalarias, cuando en realidad todo se solucionaba con una agenda ordenada, un cuaderno y un buen método.

Ya no experimento tantas emergencias, vivo más tranquilo, logro terminar las cosas con tiempo y calma, pero sigo sufriendo cuando los que están a mi alrededor no siguen estos mismos parámetros y me aceleran la frecuencia cardiaca con mails a media noche o mensajes de WhatsApp de madrugada.

Una propuesta de método de planificación

Llevo tres meses siendo conejillo de indias de mi mismo y pretendo escribir un post en extenso sobre el tema, pero les adelanto algunas cosas. “Gettings Things Done” (GTD) o como lo han llamado en español “Haz las cosas” es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen, quien no sé si aplicará el método, pero alcanzó fama mundial con sus libros y capacitaciones (y obviamente se hizo millonario).

No te explicaré el método con detalle pero la premisa es sencilla: una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

Para hacer esto me hice de algunas Apps (que se las compartiré en el post que escribiré sobre el tema), un cuaderno y buena disposición. La consecuencia inmediata fue que ya no se me iba nada, que todo lo que tenia que hacer estaba anotado en alguna parte y dejé de experimentar esa sensación de “yo sé que tengo que hacer algo pero no recuerdo qué” y que generalmente recordaba minutos antes de tener que hacerlo. También he experimentado que casi todo lo que he planificado, se realiza realmente; cosa que considero un éxito porque antes ni planificaba ni hacia nada.

En el siguiente post les cuento más.


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