En mi vida siempre he participado de agrupaciones no formales, fuera del trabajo y de lo académico; instancias que siempre conllevan una agenda cargada de reuniones.

Espero no ser el único en mi especie, pues cuando me citan a reuniones de “trabajo” o de una instancia de “voluntariado” para preparar una actividad, planificar algo o cualquier situación que lo requiera, me predispongo a que probablemente no será un momento placentero ni productivo. Como si el trabajo ejecutivo fuera de lo estrictamente laboral, fuera realmente poco productivo.

Seguro que muchos de los que forman parte de los equipos pastorales y de ONG sociales, son profesionales, competentes, talentosos, muy capaces cada uno en su área, pero cuando entramos en la las oficinas de nuestro grupo para preparar nuestras cosas y trabajar, un gran número de ellos deja su experiencia, diplomas y curriculums en la puerta y nos torturamos unos a otros en reuniones eternas, donde entramos con una lista de problemas y salimos con la misma lista de problemas y más encima formando parte comisiones, las que luego se volverán a ver en otra reunión… Sí, lees bien, salimos de una reunión con la agenda llena de más reuniones.

Nadia podría decir: “Porque de tal manera amó Dios al mundo, que envió a un comité de gente con buena voluntad para que evaluaran las posibilidades de organizar un evento para reunir fondos, para que de esa forma, teniendo plata, puedan participar en otro evento más grande que cambiará sus vidas y luego de esa forma, tendremos personas motivadas para que trabajen en todos nuestros próximos eventos para seguir reuniendo plata y así poder enviarlos a todos a nuevos eventos…(loop infinito)”.

Dios no es burocrático, la solidaridad es urgente, los problemas sociales no saben de agenda, todo es necesario para ayer. Pero, cuántos de nosotros hemos participado de reuniones mal dirigidas, siendo testigos de debates eternos, que dan vueltas en círculos y que sólo terminan cuando nos golpea la puerta el encargado de las salas, que quiere irse a casa porque ya es tarde y nosotros aún ahí sin resolver nada.

No soy un experto en el tema. Dentro de las primeras reuniones que me tocó dirigir, se me ocurrió la brillante idea de empezar con la frase “para comenzar me gustaría saber si alguien quisiera compartir alguna novedad o decir algo”. De ahí para adelante, fueron dos horas de historias domésticas y personales (que sinceramente le interesaban a pocos en la sala y nada tenían que ver con el motivo de la reunión) y nada de trabajo.

Siendo así el asunto, te presento una galería con algunas ideas que puedes ir aplicando en tus reuniones de trabajo dentro de la agrupación (no laboral) de la que formas parte y así, no solo tengas la certeza que la gente irá a tus reuniones sin tener que rogarles, sino que serán provechosas y tu trabajo no sólo será eficiente, sino que dará los frutos esperados en el tiempo planificado.

 

1. Prepara tu reunión

“Un buen líder nunca tiene que recuperarse de un buen inicio” (John Maxwell). Es buena idea para comenzar bien, el evitar la improvisación. Tanto si organizas una reunión de trabajo (no laboral), como si te convocaron a participar de ella, preocúpate por prepararte.

Considera las cosas domésticas y humanas. Generalmente estas reuniones son después del trabajo o estudios, la gente viene cansada y con hambre. Un bocadillo y algo para beber siempre ayudan.

Tener una tabla de los temas a tratar y averiguar sobre estos temas siempre es muy recomendado. Entregársela a todos antes (no 10 minutos antes, sino que uno o dos días antes) ayudará a que lleven ideas y soluciones en vez de opinar lo primero que se les vino a la cabeza y que sea un constante improvisar y lluvia de ideas sin sentido. Querer sorprender a tu equipo de trabajo con un súper proyecto innovador, es lindo, pero te pasarás la reunión explicando de qué se trata en vez de trabajar para llevarlo a cabo. De hecho quizá te pasarás la reunión intentando convencerlos de tu idea. (me ha pasado)

 

2. Los que hacen una "pequeña" oración al inicio

Para muchos, sobre todo en grupos pastorales, les es importante hacer un momento de oración al iniciar cualquier reunión, sobre todo de trabajo (Que feo sería comenzar a trabajar sin rezar no?). Seguro no se trata de cualquier reunión, sino que una en la que se trabaja por amor a Dios, pero sé prudente, la gente va a trabajar, los momentos de espiritualidad son otros.

No se trata de ser un pagano que deja a Dios de lado, sino que seas mesurado en cuanto al tiempo que vas destinar a esa oración inicial y el sentido que le vas a dar. Es claro que mucha gente no tiene oración personal, por lo que cada vez que se ven en una oración comunitaria, comienzan a pedir por todas sus cosas, sus personas amadas, sus problemas y situaciones personales, las que siendo importantes, son harinas de otro costal. No falta quien comienza una oración por el éxito de una reunión y termina pidiendo por la paz mundial.

Una buena idea es que le pidas ese servicio a alguien, para que prepare la oración con alguna dinámica creativa, especial, que ayude a todos y que introduzca ese tiempo de trabajo, no de retiro espiritual. Que no se nos olvide, una cosa son las reuniones de trabajo pastoral o voluntariado y otra son los momentos de vida comunitaria y espiritual; no podemos pretender matar todos los pájaros de un solo tiro.

 

3. Son voluntarios, están porque quieren; ámalos

A diferencia de las reuniones de trabajo, en la Iglesia y en las agrupaciones sociales  todos los que están ahí son voluntarios, no reciben pago por ir y trabajar, no siempre están capacitados para llevar adelante sus labores, pero siempre tienen muchas ganas y buena disposición. Es por eso que no siempre aplica la forma jerárquica y autoritaria que usamos en el trabajo o en otro tipo de proyectos, en donde nos atrevemos a decirle a todo el mundo lo que tiene que hacer.

Es por eso mismo que muchas de estas reuniones se vuelven incómodas por lo democráticas que pueden llegar a ser, en donde es necesario escuchar y considerar todas las opiniones, aunque no sean todas buenas.

Si eres cristiano, ponte en los zapatos de Jesús, mírales con amor, escucha lo que Dios tiene  que decir a través de sus pensamientos y sus ideas, y nunca se te ocurra prescindir de esas personas. Están ahí, porque al igual que tú, aman a Dios, aman el proyecto en donde están metidos, aman la causa y desean servir. Si no eres cristiano, de todas formas no hace falta ser muy inteligente para ser empático y agradecer el esfuerzo que hacen, sobre todo aquellos que colaboran ad honorem con nuestras iniciativas y proyectos.

 

4. Informar los contenidos antes

Si todos saben de qué se va a hablar en la reunión, todo será más expedito. ¿Obvio no?. Si todos te dan sus opiniones antes, entonces sabrás que es probable que hayan situaciones de conflicto que podrías resolver antes de llegar a la reunión.

Es sano acercarse a aquellos que podrían tener puntos de vista distintos, y que tienen formas de ver la vida opuesta a la propia.  Conversar con ellos, dejarse llenar y al mismo tiempo compartir las propias visiones de la vida que uno posee. De esta manera, las asperezas serán limadas en lo privado, con amor y no en una reunión con más gente gritándose de un lado al otro de la mesa. Discusiones que sabemos que no arreglan nada, sino que nos alejan más de lo que estábamos antes de llegar a la reunión.

No se trata de ir a convencer a la gente antes para que opinen lo mismo que tú, no hablamos de lobby, sino que buscar conciliar con fraternidad, las diferencias que pudieran haber, para que en la reunión de trabajo, se haga eso mismo; reunirse para trabajar y no terminemos terapia de grupo tratando de abuenar los ánimos.

 

5. Dar información v/s Trabajar juntos

Seguro te ha pasado que sales de una reunión sintiendo que sólo fuiste a escuchar informaciones que podrían haberte enviado por email y no tuviste derecho a opinar, o si lo tuviste, daba lo mismo porque ya todo estaba resuelto y es más, hasta tenían tareas designadas para ti. Que terrible es ir a una reunión que perfectamente podría no haberse realizado si te enviaban todo por mail.

Si vas a reunir a la gente para informarle cosas que ya están resueltas, ten la delicadeza de decirles que los convocas para eso, para una reunión informativa. No obstante, si deseas trabajar en una reunión, entonces envía esa información antes, para que, al salir, hayan resoluciones producto de esa reunión y no solo tus ideas en una lista que todos deben cumplir al pie de la letra.

Procura que tus reuniones sean espacios de trabajo, donde todas las voces son escuchadas, pero por sobre todo, donde se trabaja.

 

6. Intenta que todos tengan la misma lista de asuntos pendientes.

Es incómodo cuando uno deja al final de la reunión el ítem “otros” o “varios” y resulta que esa lista es más larga que la misma reunión. Si hay muchos de esos otros o varios, es porque vamos todos remando cada cual para su lado, mirando los proyectos desde distintos ángulos y probablemente estamos esperando distintos finales.

Por eso es necesario trabajar para que en tu equipo de trabajo se viva en “un solo corazón y una sola alma” (cf Hechos 4, 32a).

Si todos reman hacia el mismo lado, es probable que ocurran dos cosas, no te sentirás solo liderando los proyectos pastorales y todos sentirán que son una comunidad unida. 

 

7. Busca la vida social y comunitaria fuera de esa reunión, ojalá antes.

Habemos quienes tenemos actitud de gerentes y nos falta tener actitud de obreros, mucho menos de humanos, de personas. Nos pasamos de reunión en reunión, organizando las actividades más grandes, lindas y trascendentes, pero pasamos poco tiempo compartiendo, conversando y conociendo a quienes forman parte de nuestros equipos de trabajo.

Buscar espacios comunitarios, sociales, recreativos, en donde puedes desde, tomar una taza de café o un vaso de cerveza, hasta compartir un almuerzo con las familias de los demás, puede ser el elemento clave para que el trabajo pastoral sea más fructífero. Así sabrás qué cosas les afligen, sus inquietudes, sus preocupaciones y su visión de cómo las cosas.

Evita que este espacio, tan necesario, se dé en las mismas reuniones, pues siempre hay gente que tiene el tiempo justo y no puede quedarse hasta más tarde o llegar más temprano y quedará fuera del grupo de confianza. Al mismo tiempo es un riesgo, convertir una reunión de trabajo en una convivencia, muy simpática, pero poco provechosa.

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